InTravel
Latar Belakang

Sektor pariwisata merupakan industri terbesar dan terkuat dalam pembiayaan ekonomi global. Sektor pariwisata akan menjadi pendorong utama perekonomian dunia pada abad ke-21, dan menjadi salah satu industri yang mengglobal. Berdasarkan laporan The World Travel & Tourism Council (WTTC), Indonesia merupakan negara dengan pertumbuhan pariwisata paling bagus di antara negara-negara anggota G20. Percepatan akselerasi sektor pariwisata harus dilakukan, mengingat kunjungan wisatawan mancanegara (wisman) dalam lima tahun kedepan yakni 2019, ditargetkan sebesar 20 juta orang atau dua kali lipat dari pencapaian 2015 yang sebanyak 10 juta wisatawan mancanegara.

"Sektor pariwisata tahun 2019 harus dapat memberikan kontribusi pada Produk Domestik Bruto Nasional sebesar 8%, devisa sebesar Rp 240 triliun, lapangan kerja di bidang pariwisata sebanyak 13 juta orang, target kunjungan wisatawan mancanegara sebanyak 20 juta orang dan pergerakan wisatawan nusantara (wisnus) sebanyak 275 juta orang, serta indeks daya saing pariwisata Indonesia berada di ranking 30 Dunia", kata Menteri Pariwisata Arief Yahya dalam Rapat Koordinasi Nasional Pariwisata di Jakarta, Selasa (26/1/2016) (PRLM). Dari sisi umrah haji minat Masyarakat untuk melaksanakan ibadah umrah begitu tinggi. Catatan sejak 1 Januari hingga 7 Mei menyebutkan, jumlah jemaah umrah mencapai 24.869 orang. Rata-rata setiap hari sebanyak 195 jemaah umrah berangkat ke Arab Saudi.

Data ini meningkat jika dibandingkan rekapitulasi per 30 April yang tercatat sebanyak 22.411 orang jemaah umrah. Melihat laporan umrah yang dilansir KUH itu, jumlah jemaah umrah dari Indonesia tercatat rata-rata setiap bulannya mencapai 5.602 orang. Atau rata-rata ada 195 orang jemaah umrah yang terbang ke Arab Saudi setiap harinya. Jumlah jemaah umrah ini diprediksi semakin banyak pada selama bulan puasa, awal Idul Fitri, dan hari-hari besar keagamaan Islam lainnya, serta hari libur sekolah. Waktu yang lalu Inspektorat Jenderal Kementerian Agama M. Jasin menyampaikan bahwa banyaknya jumlah jemaah perjalanan umrah ini berpotensi menimbulkan masalah. Untuk itu dia berharap masyarakat berhati-hati dalam memilih travel umrah. Supaya aman, jangan sungkan-sungkan mencari informasi di Kemenag travel umrah mana saja yang rekam jejaknya baik, aman, dan terpercaya. Laporan Statistik Kementerian Agama mengenai jumlah jemaah haji pada tahun 1949 s/d 2014.

Direktur Pembinaan Haji dan Umrah Muhajirin Yanis pada media Februari lalu menyampaikan agar masyarakat perlu untuk memastikan 5 (lima) hal agar tidak tertipu dengan janji dan harga murah yang ditawarkan penyelenggara umrah, yaitu :

  1. Pastikan Travel
  2. Pastikan Penerbangan dan Jadwal Keberangkatan
  3. Pastikan Program Layanannya
  4. Pastikan Hotelnya, dan
  5. Pastikan Visanya.

Menurut data ASITA (Association of The Indonesian Tour & Travels Agencies) jumlah perusahaan biro perjalanan dan wisata (tour & travel) di Indonesia sudah mencapai sekitar 4.000 perusahaan, tetapi jumlah tersebut cenderung naik turun. Fluktuasi jumlah perusahaan itu karena ada perusahaan yang mampu bertahan dan sebaliknya justru tenggelam. Dari jumlah itu, anggota ASITA Jakarta baru mencapai 1.400 perusahaan. Setidaknya, terdapat sekitar 1.400 perusahaan perusahaan biro perjalanan dan wisata (tour & travel) di Jakarta yang belum menjadi anggota lantaran terkendala beberapa hal salah satunya soal pengetahuan manfaat asosiasi.

Produk yang ditawarkan oleh Agen Perjalanan (Travel Agent) sangat bervariasi mulai dari Tiket, Voucher Hotel, Wisata, Dokumen, Transportasi, Umrah, Haji, dan Jasa-jasa lainnya yang berhubungan dengan Agen Perjalanan (Travel Agent). Pesatnya pertumbuhan bisnis perjalanan wisata berupa Tour & Travel ini pada akhirnya akan mempertinggi tingkat persaingan bisnis yang sejenis. Konsep, sistem, perencanaan dan inovasi akan menjadi faktor penentu keberhasilan sebuah perusahaan biro perjalanan dan wisata (Tour & Travel) dalam proses supply and demand.

Permasalahan dan Kendala

Lalu lintas transaksi yang terjadi dalam Travel Agent dalam pelayanan perjalanan wisata begitu besarnya dan padatnya, hal ini sangat sangat memerlukan penanganan dan kontrol yang sangat signifikan dimana selain pelayanan juga lalu lintas dana/uang yang terjadi. Dalam bisnis Travel Agent sering terjadinya kehilangan/kecurangan dalam hal pengelolaan perputaran uang yang begitu besar dan cepat dan hal ini baru bisa diketahui pada saat dilakukannya laporan akhir tahun terhadap rekap-rekap transaksi yang terjadi selama tahun fiskal tersebut. Dalam hal ini pentingnya SOP (Standard Operating Procedure) yang baik dan berjalan dalam suatu Travel Agent. SOP akan mengatur mulai dari perencanaan, pelaksanaan, kontrol dan evaluasi dari kegiatan manajemen administrasi kantor maupun usaha dari suatu Travel agent, adapun tujuan dari SOP ini adalah :

  1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan manajemen secara efisien.
  2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
  3. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
  4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat.
  5. Membuat catatan dengan biaya minimal.
  6. Memberikan Informasi cepat, akurat, tepat kepada manajemen dalam hal pengambilan keputusan.

Dalam penerapannya SOP ini tentunya tidak terlepas dari teknologi informasi dalam melakukan integrasi/konsolidasi dari keseluruhan pihak terkait. Juga diperlukannya System Online dalam hal penerapan sistem perusahaan Travel Agent dengan tingkat mobilitas yang tinggi dan cabang/site yang terpisah jarak.

Kenapa Harus System OnLine ?
  1. Online System
  2. Travel Agent tentunya tidak asing dengan istilah Online, tingkat kebutuhan Travel agent akan Online sangat tinggi dimana salah satu produk yang menjadi layanannya adalah berupa Online Ticketing (baik tiket Pesawat, tiket Kereta Api, tiket Pelni). Melayani pelanggan dimanapun, kapanpun adalah Motto Travel Agent.

    Sehingga menuntut suatu Travel Agent selalu siap dalam pelayanannya. Berdasarkan hal tersebut, maka kebutuhan akan suatu sistem administrasi manajemen terutama dalam hal Finance Controlling dimana jantung dari keberhasilan dari suatu bisnis adalah tertatanya administrasi keuangan sebagai lalu lintas transaksi menyeluruh.

  3. Mahalnya Infrastruktur Online System
  4. Infrastruktur Online System untuk saat ini masih dirasakan mahal dalam hal investasi awalnya. Komponen-komponen apa saja yang harus disiapkan dalam hal pembangunan infrastruktur Online System.

    Dari tabel diatas dapat dilihat investasi yang harus dipersiapkan adalah :
    1. Biaya investasi awal dan setahun kedepan sebesar Rp. 212.000.000 (Dua ratus dua belas juta rupiah).
    2. Biaya investasi untuk tahun berikutnya dan setiap tahunnya sebesar Rp. 72.000.000 (Tujuh puluh dua juta rupiah).
    Begitu mahalnya pembangunan Infrastruktur Online System untuk suatu Travel agent. Hal ini sangat memberatkan Travel Agent dalam hal penerapan sistem administrasi terutama dalam hal finance controlling dalam lingkup bisnisnya. Harus difikirkan solusi lain dalam hal penerapan sistem administrasi Travel Agent yang tidak memberatkan dari sisi biaya dan efektif serta efisien tentunya.

InTravel (Inapsys Travel Application)

Inapsys Indonesia memberikan solusi dari penerapan Online System dengan konsep SaaS (Software as a Service) yaitu menyediakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dari mulai anggaran, penjualan sampai dengan keuangan/akuntansi untuk Travel agen dengan biaya yang sangat terjangkau. InTravel ini sangat membantu para pengusaha Travel agen terhindar dari mahalnya pengadaan suatu sistem yang dapat menunjang kebutuhan usaha dengan beban biaya ratusan juta seperti gambar tabel diatas.
InTravel adalah Aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning) atau Aplikasi Akuntansi Travel khusus untuk Travel Agent yang berbasiskan Web.

1. Fitur
a. Modul-modul yang sudah terbangun dan saling terintegrasi satu dengan yang lainnya dapat dilihat pada gambar berikut :

  • Anggaran (Budgeting)
  • Modul Anggaran yang menyusun anggaran biaya dan pendapatan sebagai target anggaran yang ditetapkan pada tahun berjalan dan dijadikan perbandingan terhadap realisasi biaya dan pendapatan tahun berjalan.
  • Penjualan (Invoicing)
  • Modul pembuatan Invoice Penjualan Produk Tiket, Hotel, Wisata, Dokumen, Transportasi, Umrah, Haji, Dan lainnya.
  • Pembelian/LG (Letter Guarantee)
  • Modul Letter Guarantee, LG akan terbentuk Otomatis akibat dari Pembuatan Invoice yang tidak mempunyai deposit.
  • Pengembalian (Refund)
  • Modul Pengembalian yang terjadi karena batal transaksi Penjualan.
  • Kas & Bank (Cash & Bank)
  • Modul Keuangan yang mencatat lalu lintas transaksi keuangan melalui Kas dan Bank
  • Kompensasi (Compensation)
  • Modul Keuangan yang tidak melibatkan fisik uang (misal: Kontra Bon, Uang Muka, Deposit dan lain-lain).
  • Perlengkapan/Persediaan (Inventory)
  • Modul Perlengkapan dimana keperluan Inventory ini untuk mengatur lalu lintas keluar masuk barang serta biaya yang terjadi.
  • Aktiva Tetap (Fixed Assets)
  • Modul yang menginventarisir Aktiva Tetap Travel Agent termasuk Peralatan dan Kendaraan Kantor.
  • Akuntansi (Accounting)
  • Proses Akuntansi secara otomatis setiap modul akan membentuk jurnal otomatis sehingga akuntansi tidak perlu melakukan input journal terhadap transaksi-transaksi pada tiap-tiap modul, serta automatic posting yang dilaksanakan membantu akuntansi dalam hal melakukan posting untuk transaksi yang sifatnya tetap dan kontinyuitas.
b. Tujuan-tujuan yang akan dicapai :
  • Terciptanya kerjasama antara Inapsys Indonesia dengan Travel Agent.
  • Pengelolaan Teknologi Informasi melalui ahlinya, Travel Agent tidak perlu membentuk unit IT didalam Organisasi/Perusahaannya.
  • Terbentuknya Komunitas Travel Agent melalui Teknologi Informasi.
c. Manfaat yang akan diberikan dan dirasakan dari SaaS InTravel :
  • Rapih administrasi
  • Aktivitas transaksi disemua cabang dapat terkontrol
  • Pelayanan pelanggan yang cepat dan akurat
  • Kemudahan transaksi hanya dengan komunikasi internet
  • Biaya operasional lebih efektif dan efisien
  • Pengiriman data transaksi lebih cepat
  • Support 7 x 24 Jam
2. Bentuk Penawaran
Inapsys Indonesia menyediakan Sistem Sewa dan sekaligus kerjasama dimana Inapsys Indonesia sebagai Service Provider akan mengawal dari ketersediaan Sistem InTravel juga sebagai IT Konsultan yang siap melayani segala kebutuhan dari Sistem InTravel :
  • Melayani Keluhan Error terhadap Sistem dan Jaringan
  • Melayani Konsultasi Bisnis Travel Agent (*bagi yang memerlukan)
  • Melayani Konsultasi Modul Sistem (Keuangan, Akunting, SOP)
  • Support 7 x 24 Jam
3. Garansi
Garansi yang diberikan dalam hal pelayanan SaaS InTravel adalah :
  • Service Level Assurance = 98%
  • Daily Backup
  • Online 7 x 24 Jam
  • Free Support